一、企業(yè)會議系統(tǒng)現(xiàn)狀
目前大部分企業(yè)在開會前，工作人員需要打印大量會議資料和桌面席卡，會前的準(zhǔn)備過程繁瑣，工作量大且缺乏應(yīng)變能力;會場排位手工管理、機(jī)動性差、效率低。會議簽到、表決、會討、視頻、數(shù)據(jù)服務(wù)等系統(tǒng)相互獨(dú)立，規(guī)模龐大，集成性差:會中文件量大，分發(fā)效率不高;與會人員交互時需要操作多套設(shè)備(音頻、視頻、文件操作等)，增加系統(tǒng)使用難度。與會人員桌面布局復(fù)雜，物品繁多凌亂。視頻信息集中于傳統(tǒng)大屏幕，距離遠(yuǎn)者觀看困難，且不便實(shí)時交互;會中與會者對資料的修改、批注、意見等情況難以歸納記錄，與會者討論、投票表決等內(nèi)容無法自動保存等，與會者與服務(wù)人員間溝通不順暢:會后一方面與會者攜帶資料離場，企業(yè)重大機(jī)密信息可能存在泄密風(fēng)險進(jìn)而導(dǎo)致重大商業(yè)損失，另一方面會后資料的收集、管理也會耗費(fèi)大量人力、物力且會造成大量紙張浪費(fèi)。
二、無紙化會議系統(tǒng)的意義
無紙化會議系統(tǒng)是自動化數(shù)字化操作系統(tǒng)，所有電子版會議資料都能夠進(jìn)行終端瀏覽及操作，明確與會者職能和授權(quán)。服務(wù)器端設(shè)定排位信息后直接更新到各終端，無需人工干預(yù)。無紙化終端集成各種會議服務(wù)功能，一臺終端滿足與會人員各種需求。與會人員僅操作無紙化終端，觸摸屏操作簡單靈活便捷。桌面整潔有序，美觀大方。與會人員可操作個人終端，調(diào)整最佳視角，不再為距離苦惱。歸檔方式可自由選擇、將討論的會議文件重點(diǎn)做上標(biāo)注、便于會后整理、存檔。會議呼叫一鍵完成，不再干擾會議進(jìn)程。會議資料瀏覽、下載權(quán)限由管理員控制，獨(dú)創(chuàng)保密方案確保信息安全，防黑客設(shè)計(jì)保障會議不受干擾，有助于實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，全力推行電子政務(wù)，推進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)。
無紙化會議系統(tǒng)由三大部分組成:服務(wù)器端、會務(wù)端和客戶終端。其中服務(wù)器端可實(shí)現(xiàn)會議申請、會議審批、會議管理等功能，操作人員只要操作網(wǎng)絡(luò)中的任意一臺電腦，用管理員的身份登錄系統(tǒng)，就可以完成會議前和會議后所提供的全部管理操作，方便系統(tǒng)的使用與維護(hù)。會務(wù)端是會議過程中的操作端，負(fù)責(zé)會議運(yùn)行過程中的資料上傳、界面共享的切換、表決議題的發(fā)起等操作?？蛻艚K端是與會者客戶端運(yùn)行的界面，可實(shí)現(xiàn)會議簽到、會議信息瀏覽、會議布局瀏覽、與會人員信息查詢、會議資料交流、界面共享、投票表決、網(wǎng)上瀏覽、視頻點(diǎn)播、資料導(dǎo)出、呼叫服務(wù)等功能。
移動無紙化會議系統(tǒng)適用于有移動會議及無紙化會議的企業(yè)，從目前的運(yùn)行情況反饋，系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定可靠，滿足使用單位的移動會議及無紙化會議的需求。
